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Management Summary - Collinor als "Single Source of Truth" im Projektgeschäft

Stehen Sie auch vor der Herausforderung, den Überblick in Ihrem Projekt zu verlieren, weil Sie die unterschiedlichsten Lösungen und Werkzeugen einsetzen? Wir von Collinor möchten Ihnen deshalb einen Lösungsansatz anbieten: Nutzen Sie Collinor als Single Source of Truth im Projektmanagement, um sich nicht in verschieden Tools in Ihren Projekten zu verzetteln. In diesem Blogartikel erkunden wir gemeinsam mit Ihnen den Begriff 'Single Source of Truth' im Projektmanagement und beleuchten, welche Vorteile diese Herangehensweise für Projektmanager und Projekte mit sich bringt. Dabei möchten wir unseren Bloglesern nicht nur die positiven Aspekte hervorheben, sondern auch die potenziellen Hindernisse bei der Auswahl einer Software als Single Source of Truth aufzeigen. Wir zeigen, wie Sie diese Herausforderungen gezielt umgehen können, indem Sie die Multiprojektmanagement-Software Collinor einsetzen.

Was bedeutet der Begriff „Single Source of Truth“ im Projektmanagement?

Der Begriff „Single Source of Truth“ kommt ursprünglich aus der Informatik bzw. noch spezifischer aus dem Bereich des Datenmanagements. Es beinhaltet folgende Kernidee: Jeder Akteur im Unternehmen soll geschäftliche Entscheidungen auf denselben Daten treffen. Anders ausgedrückt soll mit Hilfe des Single-Source-Prinzips eine zentrale Quelle bereitgestellt werden, bei der alle relevanten Daten ablegt werden können, mithilfe derer später Entscheidungen getroffen werden können. Doch welche Bedeutung hat dieser Begriff für das Projektmanagement? Im Kontext des Projektmanagements ist die Idee der "Single Source of Truth" von zentraler Bedeutung. Hierbei treffen alle Beteiligten im Unternehmen geschäftliche Entscheidungen zu Projekten auf Basis gemeinsamer Informationen oder Funktionsabläufen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, eine zentrale Informationsquelle zu schaffen, in der alle relevanten projektbezogenen Daten oder Tätigkeiten zusammengeführt werden. Insbesondere alle projektspezifischen Tätigkeiten wie die Projektplanung, die Projektzeiterfassung und das Ressourcenmanagement sollen in einer zentralen, integrierten Lösung dokumentiert werden. Ergänzend sollen lediglich angrenzende Vorgänge, wie etwa die Abrechnung und Fakturierung von projektierten Leistungen an einen Auftraggeber, in einem separaten Softwaresystem, wie einem führenden ERP-System durchgeführt werden, welches per Schnittstelle an die Single Source of Truth angebunden ist und so die benötigen Informationen ohne Medienbruch erhält.

Welche Vorteile birgt ein Single Source of Truth für mich als Projektmanager?

Wir von Collinor haben Ihnen drei Vorteile zusammengestellt:

• 1. Gemeinsame Informationsgrundlage: Konsistenz als Schlüssel für zuverlässige Projektergebnisse Ein Vorteil besteht darin, dass alle Teammitglieder auf dieselben Informationen zugreifen können. Dies gewährleistet eine hohe Konsistenz und Einheitlichkeit der Informationen im gesamten Projekt. Durch diese Einheitlichkeit wird die Grundlage für zuverlässige Entscheidungsfindungen geschaffen, da alle Teammitglieder auf denselben aktuellen Stand zugreifen. Somit können Projekte erfolgreicher durchgeführt werden.
  
• 2. Auf dem direkten Weg zum Erfolg: Wie eine zentrale Quelle die Team-Effizienz revolutioniert Des Weiteren ermöglicht die Nutzung einer zentralen Quelle eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Teams. Teammitglieder sparen Zeit, da sie nicht mehr verschiedene Informationsquellen durchsuchen oder Tätigkeiten wie die Zeiterfassung manuell durchführen müssen, sondern dies auf elektronischen Weg erflogt. Das ermöglicht dem Team, sich besser auf die eigentlichen Aufgaben und Ziele des Projekts zu konzentrieren. Dies erhöht gleichzeitig die Transparenz im Projekt.
  
• 3. Smarte Projektführung: Kosteneinsparungen durch effiziente Ressourcennutzung und klare Informationswege Die Hauptproblematik bei der Verwendung mehrerer Tools liegt oft in der doppelten Speicherung von Informationen oder Tätigkeiten. Dies führt zu Frustration bei den Mitarbeitern und verschwendet unnötige Ressourcen. Deshalb kommen wir nun zum letzten Vorteil in diesem Blogbeitrag: Durch den Einsatz einer Single Source-of Truth-Lösung im Projektmanagement werden Redundanzen und Fehlinformationen vermieden, was zu einer effizienteren Ressourcennutzung führt. Das resultiert in Kosteneinsparungen im Projekt, da unnötige Arbeitsschritte vermieden und die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert wird. Die zentrale Bezugsquelle trägt somit direkt zu einer effizienten und kosteneffektiven Projektdurchführung bei.

Die Single Source of Truth bietet zahlreiche Vorteile. Dennoch sollten Projektleiter auch einige potenzielle Risiken in Betracht ziehen, bevor sie sich ausschließlich auf diesen Lösungsansatz festlegen wollen.

Der Weg zu einer Single Source of Truth im Projektmanagement und seine Hindernisse

1. Kein Tool für das breite Anwendungsspektrum

Die Vielzahl von Einzel-Tools für jeweils separate Funktionen des Projektmanagements (z. B. für das Taskmanagement, für die Zeiterfassung, für das Reporting, das Service-Management oder die Team-Kommunikation) folgt aus dem aktuellen, mangelhaften Software-Angebot an integrierten Lösungen: gegenwärtig sind nur wenige Software-Lösungen verfügbar sind, die das gesamte Anwendungsspektrum im Projektmanagement umfassend und ausgereift abdecken sowie benötigte Schnittstellen zu anderen Softwaresystemen der IT-Landschaften der Unternehmen bieten. Vielleicht benötigen Sie nicht nur Schnittstellen zu Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, GitHub oder zu Zendesk, sondern auch zu betriebswirtschaftliche Anwendungen wie SAP R/3, SAP S4/HANA, Microsoft D365, Infor LN oder Ihr individuelles ERP-System. Die Suche nach einer passenden Software, die für einen Single Source of Truth-Ansatz taugt, gestaltet sich somit anspruchsvoll und ist nicht selten mit hohen Anpassungsaufwänden verbunden.

2. Langfristiger Erfolg, kontinuierlicher Einsatz: Die Kunst der nachhaltigen Wartung und Aktualisierung einer Single Source of Truth im Projektmanagement

Ein weiteres Hindernis auf dem Weg zur Single Source of Truth ist die kontinuierliche Pflege der Daten und auch langfristige Wartung einer Software. Der Betrieb der Software, ihre Anpassung an neue Anforderungen sowie die Integration von Updates und Erweiterungen erfordern eine durchdachte Strategie und einen kontinuierlichen Einsatz von Mitteln – sowohl seitens der Software-Anbieter als auch der Kunden – um die Beständigkeit und Effektivität der Single Source of Truth im Projektmanagement sicherzustellen. Dies wird jedoch von Anwendern und auch Softwareherstellern gelegentlich vernachlässigt und sollte daher nicht unterschätzt werden.

3. Wandel gestalten: Die menschliche Seite der Veränderung bei der Umstellung im Projektmanagement

Die Umstellung auf eine andere Software erfordert eine Neuorientierung in Bezug auf Arbeitsabläufe und Denkweisen. Dieser Wandel birgt Herausforderungen, da Mitarbeiter möglicherweise widerstehen, sich anzupassen und neue Technologien zulasten der gewohnten Tools oder Abläufe zu akzeptieren. Daher ist eine sorgfältige Veränderungsmanagementstrategie entscheidend, um eine reibungslose Schaffung eines Single Source of Truth-Ansatzes zu gewährleisten.

Meisterhaftes Überwinden der Herausforderungen im Projektmanagement durch den Collinor INTEGRATION HUB

Nachfolgend werden wir unsere Lösungsansätze für die drei vorherigen Herausforderungen bereitstellen:

• 1. Nahtlose Integration Einer der häufigsten Gründe, warum die meisten Interessenten zurückschrecken, ist die fehlende Kompatibilität einer Multiprojektmanagementsoftware zu den anderen Anwendungen wie zum Beispiel SAP S/4 HANA, SAP R/3 oder auch Microsoft Teams. Mit Hilfe unseres Collinor Integration Hub ermöglichen wir unseren Kunden eine reibungslose Integration zahlreicher Dritt-Anwendungen in unsere Software-Lösung – und damit direkt in Ihre Projektabläufe. Dies geschieht durch API-Services, die sämtliche für Transaktionen erforderlichen Daten und Informationen zentral mit Collinor austauschen. Unsere Lösung bietet eine unkomplizierte und gleichzeitig leistungsstarke Managementumgebung für den Datenaustausch mit anderen Schnittstellen. Im Unterschied zu proprietären Punkt-zu-Punkt-Verbindungen ermöglicht unser Toolset einen Echtzeitaustausch von Daten mit einer Vielzahl von Drittanwendungen. Wir haben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Schnittstellen erstellt.

  

  
  
• 2. Collinor: Pioniere im Multiprojektmanagement - Ihre langfristige Erfolgsbegleitung Von manchen Softwareherstellern im Bereich Projektmanagement wird übersehen, dass eine Multiprojektmanagementsoftware, wie zum Beispiel auch unsere Software von Collinor, nicht nur ein Produkt, sondern auch eine Dienstleistung ist. Wir von Collinor streben daher gezielt danach, unsere Kunden von Tag eins an mit unserer langjährigen Erfahrung im Projektmanagement und dem damit verbundenen Wissensstand zu begleiten. Es ist uns wichtig zu betonen, dass wir bei Collinor nicht nur darauf abzielen, unsere Kunden kurzfristig zu unterstützen, sondern auch langfristig von unserer Multiprojektmanagementlösung zu profitieren. Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden streben wir danach, das Beste aus der Software für ihre Projekte herauszuholen. Auf diese Weise möchten wir sicherstellen, dass ihre Projekte auch langfristig erfolgreich bleiben.
  
• 3. Überwindung von Widerständen – Maßgeschneiderte Schulungen für Ihren Projekterfolg Ein weiterer Punkt, den wir immer wieder in unseren Kundengesprächen hören, ist der Widerstand der eigenen Mitarbeiter. Die Gründe hierfür sind leicht zu verstehen: Viele der Mitarbeiter in Projekten fühlen sich allein gelassen. Obwohl ihr Projektleiter durch mehrere Gespräche mit verschiedenen Softwareanbietern die Vorteile verschiedener Softwarelösungen erkennt, werden die Mitarbeiter oft nicht für die Software geschult. Sie stehen dann vor einem Berg von Herausforderungen, wenn sie eine neue Software bedienen müssen. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, auch nach dem Onboarding spezifische Schulungen für unsere Anwendergruppen anzubieten. So sollen unsere Updates, Verbesserungen sowie Tipps und Tricks im Arbeitsalltag keine Hürden für die Mitarbeiter in einem Projekt darstellen. Wir ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, von den Neuerungen der aktuellsten Version unserer Multiprojektmanagementsoftware zu profitieren. Wie gewohnt sind unsere Schulungen auf die Position im Unternehmen abgestimmt und unterscheiden sich beispielsweise zwischen Projektmanagementoffice (PMO), Projektmitarbeitern, Projektleitern, Projektmanagern und Ressourcenverantwortlichen.

Fazit

In der sich ständig verändernden Landschaft des Projektmanagements steht die Bewältigung der Vielfalt an Tools oft als zentrale Herausforderung. Collinor präsentiert eine wegweisende Antwort, indem es die Nutzung als Single Source of Truth im Projektmanagement empfiehlt. Die Vorteile dieser transformierenden Lösung sind vielfältig, genauso wie die Herausforderungen, denen wir uns stellen. Wenn Sie weitere Fragen oder spezifische Anliegen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind bereit, Ihnen maßgeschneiderte Lösungen vorzuschlagen, damit auch Ihr Projekt zu einem Erfolg wird.