Ressourcen, Berichte, Dokumentation - für jedes Projekt fallen übergreifende Arbeiten an
Bei jedem Projekt fallen zahlreiche Verwaltungsaufgaben an, die genauso wichtig sind wie die eigentliche Projektarbeit. Collinor unterstützt bei der Administration und dem Monitoring all ihrer Projekte und bietet zahlreiche Funktionen wie z.B. Budgetkontrolle, Zieleverwaltung oder das Anlegen von Projektdokumentationen. So unterstützt Collinor die verantwortliche Stelle, wie z.B. das Projektmanagement Office, durch Transparenz und Vergleichbarkeit beim Projekt-Controlling.
Dabei ist die Collinor Projekt- und Portfoliomanagementsoftware Ihre All-in-One Lösung und ermöglicht eine bestens vernetzte und intuitive Projekterwaltung. Unser Web-Seminar Alles im Lot? Projekt-Controlling mit Collinor erklärt detailliert alle Funktionalitäten rund um das Controlling von Einzel- und Multiprojekten und in unserem Web-Seminar Transparent und klar: Projekt-Reporting mit Collinor lernen Sie wie Collinor Reporting und Verwaltung von Projekten vereinfacht.
Collinor Berichtswesen
Collinor Dokumentenablage
Die Funktion Management-Cockpit nutzen Portfoliomanager, das Projektmanagement Office sowie die Geschäftsführung. Die personalisierte Ansicht für das Management bildet die gewünschten Informationen über Projekte wie Budgets und Ressourcenauslastung übersichtlich grafisch ab. To-do-Listen informieren die Nutzer über ihre anstehende Managementaufgaben. Praktisch, wenn alles so einfach ist.
In der Projektübersicht sind alle Ihre Projekte klar strukturiert aufgelistet. Die Ansicht können Sie selbst konfigurieren. Zum Beispiel erhalten Sie schnelle Übersicht zu allen Projekten mit Information zu Budget, Projektstatus oder Risiken. Diese sind sortierbar nach, Abteilung, Mitarbeiter, Partner oder Projektziel.
Mit Hilfe eines Berichtsgenerators lassen sich hier alle Informationen verdichtet oder im Detail darstellen. Darüber hinaus werden die User über eine To-do-Liste über ihre anstehenden Managementaufgaben informiert und können diese Aktion direkt ausführen – zum Beispiel Projekt genehmigen oder Abschlussberichte akzeptieren.
Das Management-Cockpit bietet die folgenden Funktionalitäten:
- Zentrales Informationsportal für das Management
- Mittels generischen Datawarehouse (Berichtsgenerator) lassen sich alle in Collinor vorhandenen Daten nach den gewünschten Kriterien filtern, verdichten und auswerten
- Die Darstellung erfolgt in individuell angepassten Cockpitansichten inklusive Grafiken, Charts, Balanced Scorecard und mehr
- Export-Druckfunktion der Ansichten
- Drill-Down-Funktion über mehrere Ebenen bis zur Einzelinformationen – zum Beispiel direktes Aufrufen des Projektes
- To-do-Liste mit allen anstehenden Management-Aufgaben
- Umfangreiche Berechtigungsregelung, wer welche Daten sichten darf
Berichtswesen
Die Funktion Berichtswesen wird von der Projektrolle Projektleiter, Projektmanagement Office und Administrator genutzt. Die Funktion ist individuell konfigurierbar und ermöglicht schnelle Ad-hoc-Auswertungen zu einzelnen Themen. Auch können umfangreiche, grafische Berichte zum Beispiel in PowerPoint, Word oder frei definierbare Cockpitsichten/Dashboards erstellt werden. Mit Hilfe des Berichtsgenerators lassen sich alle in Collinor vorhandenen Daten auswerten und wie gewünscht darstellen.
- Auswertung aller in Collinor vorhandenen Daten mit dem konfigurierbaren Berichtsgenerator (generische Datawarehouse)
- Einzel-Ad-hoc-Auswertungen und verdichtete Ad-hoc-Auswertungen nach diversen frei definierbaren Kriterien
- Erstellung von Ad-hoc-Auswertungen, zum Beispiel zu Ressourcen und Kosten; in den einzelnen Portalen/Funktionen werden Filter gesetzt
- Bestehende Berichte des Kunden beispielsweise auf Basis von Excel, Word oder PowerPoint können als vordefinierte Vorlagen in Collinor integriert und automatisch mit den gewünschten Informationen befüllt werden
- Eigene Berichte können auf Basis eines Berichtsdesigners selbst entworfen werden (Wahl von Daten und Layout)
- Im Zuge des Berichtsdesigns können Feldoperationen programmiert werden
- Erstellung und Verteilung von Berichten können automatisch zu vorbestimmten Zeitpunkten erfolgen
- Berichte können automatisch beim Erreichen bestimmter Schwellenwerte/Ereignisse erstellt und verteilt werden
- Berichte können in einen Workflow inklusive E-Mail-Anbindung integriert werden
- Integration von grafischen Elementen wie Balkenplan, Meilensteintrendanalyse, Ampelstellung, Balanced-Scorecards in die Berichte
- Management-Berichte zum Beispiel in Form von Dashboards/KPIs lassen sich im Management-Cockpit nach den gewünschten Parametern frei konfigurieren und grafisch aufbereitet anzeigen
- Die Berechtigungsregelung der Dialoge zum Sichten der Daten greift auch bei allen Berichten und Exportläufen
- Druck-Exportfunktionen für alle Berichte und Ansichten
- Zuordnen mehrerer Teile beziehungsweise Ziele zu einzelnen Bereichen eines Projektes oder zum ganzen Projekt
- Zuordnung von provisorischen und endgültig beauftragten Teilen/Zielen
- Teile können in einer Struktur (Gruppen, Familien, Typen) mit vielen Informationen wie Preis, Lizenzgeber, Menge angelegt werden
- Ziele können in einer Struktur (Zielehierarchie) angelegt werden
- Portfolio-Projektübergreifende Auswertungen nach Zielen und Teilen
- Iterationsschleifen in Projekten mit Nachweis, welches Teil beziehungsweise Ziel verfolgt wurde
- Datensensitives und rollenbasiertes Berechtigungskonzept
- Einfache und schnelle Möglichkeit zur Erfassung neuer Rollen
- Dedizierte Berechtigungen je Modul, Portfolio, Karteireiter, Arbeitspakete, Felder
- Standardisierte Berechtigungsmodelle sind als Vorlagen vorhanden
Ziele- und Teileverwaltung
Die Funktion Ziele- und Teileverwaltung wird von den Projektrollen Projektleiter und Projektmanagement Office genutzt. Die Teileverwaltung unterstützt die Verwaltung des Artikelstamms des Unternehmens. Die Funktion unterteilt sich in die eigentliche Teileverwaltung und die Verwaltung von zugehörigen Auswahllisten wie Teiletypen und Teilearten. Einem Projekt können ein oder mehrere Teile oder Ziele zugeordnet werden.
Berechtigungskonzept
Die Funktion Berechtigungen nutzen Administratoren, um eine individuell angepasste Oberfläche zu erstellen. Es regelt, wer welche Funktionen, Karteireiter oder Informationen einsehen oder ändern darf und welche Menüpunkte für den User angezeigt werden. Collinor verfügt über ein umfangreiches, datensensitives und rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Damit wird nicht nur geregelt, wer welche Funktionen, Karteireiter oder Informationen einsehen oder ändern darf, sondern auch, welche Menüpunkte für den User überhaupt angezeigt werden. Dadurch lässt sich eine einfache, perfekt an die jeweilige Rolle angepasste Benutzeroberfläche erstellen.
Projektakte/Dokumentation
Die Funktion Projektakte/Dokumentation nutzen Projektleiter und Projektmitarbeiter. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten jeden Typs zu einzelnen Arbeitspaketen oder dem gesamten Projekt in einer definierten Struktur. Damit können alle Projektbeteiligten bei entsprechender Berechtigung auf relevante Dokumente zugreifen, diese gegebenenfalls ändern und wieder speichern. Bei Bedarf lässt sich Collinor auch in Dokumentenmanagement-Systeme integrieren.
- Verwaltung aller Dokumententypen
- Vollständige Dokumentverwaltung für Projekte mit Gliederungsmöglichkeit und Suchfunktion
- Selbst erzeugte Dokumente können als Formulare, Vorlagen oder Checklisten eingebunden werden
- Mithilfe von Dokumentenvorlagen in Word, Excel, PowerPoint können Dokumente wie beispielsweise der Statusbericht per Kopfdruck erstellt und mit allen in Collinor vorhandenen Daten automatisch befüllt werden
- Erzeugen von Dokumentenlaufwegen, in denen die Freigabe eines Dokuments als Voraussetzung für den Start des damit verbundenen Arbeitspakets ist
- Freigeben und Sperren von Dokumenten
- Erstellung von Dokumenten, zum Beispiel als Arbeitsanweisung, die der Projektmitarbeiter in Timesheet öffnen, Arbeitsergebnisse eintragen und im Projekt wieder speichern kann
- Anbindung an externe Dokumentenmanagement-Systeme wie Microsoft SharePoint oder d.3 von d.velop
Budget, Kosten, Controlling
Allgemeinen Funktionen wie Budget und Kosten sind modulübergreifend und werden vom Controlling und dem Administrator genutzt. Sie ermöglichen eine effektive Planung, Steuerung und Überwachung von Budgets und Kosten. Neben Zeit und Qualität sind vor allem die Kosten eines Projektes beziehungsweise des gesamten Projekt-Portfolios für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Mit Collinor haben Sie nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, budget- und kosteneffektiv zu planen, zu steuern und zu überwachen – mit und ohne Anbindung an SAP.
- Frei beschreibbare Kostenstrukturen als Stammdaten zur Wiederverwendung in Projekten
- Frei gruppierbare Abbildung der Sachkostenschlüssel laut führendem ERP-System
- Zuordnung der Sachkostengruppen je Eintrag in der Kostenstruktur
- Ermittlung von Angeboten/Umsätzen auf Basis von externen, kundenspezifischen Stundensätzen sowie Aufwand der Ressourcen
- Typisierbare/regelbasierte Kostenzuordnung in der Struktur – zum Beispiel interne zu externe HR-Kosten bei QS-Aufgaben
- Strukturierte Projektkontenverwaltung mit zentraler Verwaltung und Freigabe in Abstimmung mit dem führenden ERP-System
- Übernahme der gebuchten Kosten je Kostenträger und Projektkonto aus dem führenden ERP-System
- Antriggern von Bestellungen bei Anbindung an SAP (BANF in Bearbeitung erstellen)
- Obligoverwaltung je Element einer Kostenstruktur eines Kostenträgers mit Abgleich der erfolgten Bestellungen bzw. dem tatsächlichem Buchungswert
- Kostensätze je Projektrolle, Mitarbeiter, Organisation, Projekt, Leistungsschlüssel des Mitarbeiters etc. vereinzelt und kombiniert anwendbar mit Gültigkeitszeitraum
- Permanent aktuelle Kostendarstellung aller Werte kumuliert und als Verlauf auf der Zeitachse oder grafisch in mehreren Zeiteinheiten
- Stichtagsbezogene Betrachtung und Auswertung
- Kostenüberwachung aller Werte nach frei definierbaren Regeln
- Verdichtete Darstellung der Kosten über frei definierbare Strukturen über Projektgrenzen hinaus
- Top-down und Bottom-up Budget-Prozess
- Budgetierung je Kostenträger und Projekt, kumuliert beziehungsweise laut zugrunde gelegter Kostenstruktur; Abbilden des benötigten Budgets je Kostenträger kumuliert und im Verlauf
- Methoden zur effizienten Abbildung des Budgetbedarfes auf der Zeitachse inklusive einer Planung der Sachkosten
- Frei definierbare Kontrolle und Frühwarnsystem des Budgetverlaufes – so würde zum Beispiel eine drohende Unterdeckung um x Prozent der externen Dienstleistungskosten zu einer Benachrichtigung führen
- Ermitteln des aktuell noch benötigten Budgets zur Fertigstellung, auch getrennt nach Geschäftsjahr
- Budgetantrag bis Ablehnung, tagesbezogen und kumuliert
- Budgetanfrage und Genehmigung auch vor Planstart des Kostenträgers
- Standardbudgets können abgebildet werden mit gegebenenfalls vereinfachter Bewilligung
- Zentrale Übersicht der beantragten Budgets und der Genehmigungen, separiert nach diversen Kriterien
- Abbilden der Budget-Nehmer und -Geber je Geschäftsjahr und Portfolio
- Portfoliobudget, Verantwortung, Planung und Kontrolle werden durchgängig unterstützt
- Kosten-Controlling mit Abbildung der Zuständigkeiten
- Beschriebenes Verhalten wer, wann und wie lange welche Kosten auf welchen Kostenträger melden darf
- Abschlusskennzeichen je Periode