Ein Kanban-Board ist eine visuelle Methode zur Verwaltung von Aufgaben und Arbeitsabläufen, bei der ein analoges oder digitales Board mit Spalten und Karten verwendet wird. Die Karten stellen Aufgaben dar, und die Spalten organisieren diese Aufgaben nach ihrem Fortschritt oder ihrem aktuellen Entwicklungsstadium.
Kanban - das japanische Wort für "Plakatwand" - wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. Ursprünglich war es ein Planungssystem, das für die Just-in-Time-Fertigung in der Produktionsplanung eingesetzt wurde. Es wurde entwickelt, um die Effizienz zu verbessern, indem Lieferungen und Ressourcen auf das beschränkt wurden, was für die unmittelbare Aufgabe benötigt wurde. Durch die visuelle Methodik werden Engpässe vermieden und die Durchlaufzeiten in der Produktion werden gesteigert. Und so wurde Kanban zunächst als Werkzeug zur Steigerung der Produktionseffizienz populär.
Heute werden Kanban-Boards in fast jeder Branche eingesetzt, vor allem aber in der Softwareentwicklung und damit im Agilen Projekt Management.
Viele Teams nutzen Kanban aufgrund der einfachen Handhabung, da die übersichtliche visuelle Oberfläche ermöglicht, schnell zu erkennen, woran jeder gerade arbeitet. Auch der gute Überblick über den Fortschritt einzelner Aufgaben und die schnelle Erkenntnis, welche bestimmte Aufgabe ein Projekt aufhält, sprechen für den Einsatz in agilen Teams.Das Team kann sich damit ausschließlich auf die Aufgaben konzentrieren, die aktuell benötigt werden, so dass im Ergebnis die Arbeit schneller erledigt wird.
Dadurch wird die Arbeit ohne Unterbrechungen organisiert. Projektmanager können neue Arbeiten einfach zuweisen, wenn ein Teammitglied eine Aufgabe vor der Zeit erledigt hat. Teammitglieder können aber auch einfach eine Kanban-Tafel greifen greifen und haben damit immer eine Aufgabe, an der sie arbeiten können. Dieser Prozess erleichtert die reibungslose Organisation der Arbeit und vermeidet Engpässe oder überlastete Teams.
Die Vorteile des Kanban-Boards
Jedes Kanban-Board ist Teil des größeren Kanban-Systems. Es hilft dabei, den Arbeitsablauf zu visualisieren, nur die Arbeit vorzuhalten, die aktuell getan werden muss, und maximiert dadurch die Effizienz. Jedes Kanban-Board repräsentiert die Arbeit, die einem Team zugewiesen ist und wird normalerweise in drei Teile unterteilt: Backlog, in Arbeit und erledigt. Idealerweise entspricht ein Projekt einem Kanban-Board, aber natürlich kann ein einzelnes Kanban-Board auch Teil eines größeren Projektes sein.
Daher ist ein Kanban- Board auch nur eine Ansicht des Projekts, die je nach Vorliebe oder Projekt in vielen verschiedenen Konfigurationen angezeigt werden kann. In Collinor z.B. können Kanban-Boards frei konfiguriert werden. Es sind also weder Anzahl der Spalten noch Beschriftungen limitiert. Und zudem kann man natürlich neben der Kanban-Ansicht auch eine Aufgabenliste, eine Gantt- oder hybride Projektsicht anzeigen. Da sich die notwendigen Sichten nach Art der Kanban-Boards verändern, können diese von berechtigten Anwendern einfach konfiguriert werden.
Das Schöne am Kanban-Board ist seine Einfachheit und die Fähigkeit, Projekte auf so eine praktische Art und Weise darzustellen, das jeder Betroffene sich sofort zurechtfindet.
Kanban Karten
Jede Kanban-Karte eines Kanban-Boards repräsentiert eine einzelne Aufgabe. Dabei ist die Karte mit Informationen zur jeweiligen Aufgabe gefüllt, z. B. mit ihrem Namen und einer kurzen Beschreibung. Die jeweiligen Karten werden dem oder den Teammitgliedern zugewiesen, die für die Ausführung der Aufgabe bis zur Frist verantwortlich sind. Das kann man im Grunde auch mit einer einfachen Post-It Organisation an der Wandtafel ermöglichen, aber schicker ist natürlich eine entsprechende Softwareunterstützung. So können z.B. im Collinor einzelne Kanban-Boards auch Bestandteil eines herkömmlichen Projektes sein. Daraus resultiert nicht nur die Möglichkeit, das Parent-Child-Beziehungen verwaltet werden können, sondern dass eben auch einzelne Angaben in Abhängigkeit des jeweiligen Board-Templates als Pflichtfelder gesetzt werden können. In Abhängigkeit von der Projektmethodik können die einzelnen Kanban-Karten z.B. auch für die Verwendung mit SCRUM konfiguriert werden. Einzelne Karten lassen sich so einfach als Story, EPIC oder Task kennzeichnen.
Zudem ist es wichtig, dass die digitalen Kanban-Karten auch Dateianhänge und Querverweise erlauben. Da jede Kanban-Karte für eine eindeutige Projektaufgabe steht, müssen an einer Karte auch alle Informationen einer Projektaufgabe strukturiert verwaltet werden können.
Kanban Spalten
Die einzelnen Spalten eines Kanban-Boards dienen dazu, die verschiedenen Phasen des Projekt-Workflows zu unterteilen. Die Karten sind unter den Spaltenüberschriften organisiert und werden in die nächste Spalte nach rechts gezogen, um anzuzeigen, wo sie sich im Produktionszyklus oder Arbeitsablauf befinden.
Jede Spalte steht für eine Phase im Projekt, so dass das Kanban-Board Teams und Managern einen schnellen Überblick bietet. Die Teams können so sehen, woran sie arbeiten sollen, und Manager können den Fortschritt verfolgen.
Da sich Kanban-Boards inhaltlich unterscheiden kann man auch dort, wo es Sinn macht, die eigentlich im Standard vorgesehen Organisation in drei Spalten erweitern.
Kanban-Swimlanes
Horizontale Trennlinien auf Kanban-Tafeln können ebenfalls hilfreich sein. Sie werden Swimlanes genannt und helfen verschiedene Aktivitäten, Teams, Dienstleistungen usw. zu trennen. Sie kommen insbesondere bei größeren, etwas komplexeren Kanban-Boards zum Einsatz.
Work-in-Progress-Limits
Um die Effizienz zu optimieren und Überkapazitäten zu vermeiden, kann die Anzahl der Aufgaben, die in den verschiedenen Phasen einzelner Workflow-Spalten platziert werden, begrenzt werden. Denn in einem funktionierenden Kanban-System bekommt jedes Teammitglied nur so viel Arbeit zugewiesen, wie er oder sie auch bewältigen kann. Durch ein „Work-In-Progress“-Limit wird sichergestellt, dass sich jeder nur auf seine aktuellen Aufgaben konzentriert und ein Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben unnötig wird. Ist ein Teammitglied mit einer Aufgabe fertig, pickt er oder sie sich einfach die nächste. Die Kanban-Methodik verwendet hierzu bewusst das Pull-Prinzip, wenngleich man natürlich auch ein Push-Prinzip anwenden könnte.
Ein großer Vorteil der WIP-Limits ist, dass die Hindernisse und Schwierigkeiten im Workflow für alle sichtbar werden. Das Team kann also eigenständig überlegen, was es tun sollte, damit es wieder vorankommt.
Durch die Begrenzung der Menge an Aufgaben in der Spalte "Work-in-Progress" können sich Teams leichter auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und ihre Arbeit schneller erledigen.
Kanban Software
Um ein Kanban-System auszuführen, brauchen Sie natürlich ein Kanban-Board, aber es braucht nicht unbedingt eine digitale Plattform. Die Struktur ist einfach und könnte mit einer Wand und einem Haufen Post-Its in Spalten angewendet werden. Zudem ist das Internet voll mit einfachen Kanban-Boards.
Die richtige Kanban-Software kann aber nicht nur Projektmanagern und ihren Teams dabei helfen, ihren einzelnen Workflow zu visualisieren und besser zusammenzuarbeiten.
Kanban-Software nimmt den grundlegenden visuellen Ansatz einer Kanban-Tafel und -Karten und digitalisiert ihn, so dass der Arbeitsablauf nun für das gesamte Team sichtbar ist. Eine gute Kanban-Software wird Ihnen aber z.B. auch Vorlagen für die unterschiedlichen Einsatzzwecke anbieten und diese für Ihre Organisation konfigurierbar machen. So kann man in Collinor z.B. der IT-Abteilung einfach Scrum-Boards zuweisen. Projektmanager können diese Kanban-Boards wiederum einfach in ihre Kundenprojekte einbinden und so auch hybride Projektmodelle aufbauen und diese Boards in Gantt-Abläufen visualisieren. Kanban hilft Projektmanagern und Teams, den Workflow besser zu managen. Wo und wie sie das organisieren, sollte eine Software nicht vorgeben. Die Reduzierung von manuellen Arbeiten und die Automatisierung einiger Aspekte des Prozesses durch Softwarefunktionen ermöglicht es ihren Projektteams aber, sich besser auf ihre Aktivitäten zu konzentrieren.
Und manche Vorzüge professioneller Kanban-Software erkennt man nicht auf den ersten Blick. Wer Projektmanagement-Tools wie Jira kennt, wird um die Zuordnung einzelner Mitarbeiter zu spezifischen Teams und damit Boards wissen. Mit Collinor z.B. können diese Limitationen aufgebrochen werden. Einzelne Ressourcen können unterschiedlichen Teams und damit auch unterschiedlichen Kanban-Boards zugewiesen werden - das ganze natürlich unter Wahrung verbindlicher Kapazitätsvorgaben! Das ist besonders bei einem zunehmendem Bedarf an Spezialisten ein häufig geäußerter Wunsch aus der Praxis.
Kanban-Software erleichtert die kontinuierliche Verbesserung des Produktionsprozesses. Das liegt daran, dass sie über zusätzliche Funktionen verfügt, wie z. B. Nachverfolgung, Begrenzung des Arbeitsfortschritts, Berichtsfunktionen, Prognosen und mehr.
Zudem sollten Sie auf einen webbasierten Zugriff ihrer Kanban-Software achten. Das erhöht die Effizienz zusätzlich, da sie von überall und zu jeder Zeit darauf zugreifen können. Das ist ein Segen für weit voneinander entfernte oder verteilte Teams, denn es hält sie in Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit. Mit einer Online-Software sind Aktualisierungen sofort möglich und Änderungen werden sofort umgesetzt. Das wiederum steigert die Effizienz, da der Projektmanager und die Teams den aktuellen Fortschritt des Workflows sehen können.
Vorteile von Kanban-Software
Wenn Sie Ihre Teams an einem Projekt arbeiten lassen, ist es wichtig zu leiten, ohne gleichzeitig zu blockieren. Kanban-Tafeln bieten Transparenz für Manager, die so einen guten Einblick in den Produktionszyklus erhalten. Sie können jederzeit überblicken, in welchem Status sich die Aufgaben befinden und bei Bedarf Ressourcen neu zuweisen, um die Arbeit voranzutreiben.
Teams können ihre Aufgaben selbständig verwalten, Sprints planen, ihr Backlog sammeln und die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst ausführen. Sie wissen, was wann zu tun ist. Agiles Projektmanagement wird also durch Kanban-Software erleichtert. Hier sind ein paar gute Gründe, warum Kanban-Software so wichtig ist.
- alle Aufgaben sind jederzeit organisiert
- Arbeitsabläufe passen sich an die Realität an
- Gemeinsame Kanban-Boards organisieren die Zusammenarbeit
- Das Abarbeiten von Aufgaben kann einfach in Echtzeit verfolgt werden
Wie man Kanban-Boards für das agile Projektmanagement verwendet
Collinor ist eine ideale Kanban-Software für Projektmanager und Teams. Sie visualisiert alle Arbeitsabläufe und verfügt über Funktionen, die das Zuweisen und Ausführen von Aufgaben sehr einfach machen. Gleichzeitig sind sie aber in ihren Möglichkeiten der Multi Projekt- und Portfoliosteuerung nicht limitiert. Kanban und Scrum sind einfach inhärente Projektmethoden, die Sie beim Einsatz von Collinor verwenden können. Damit können auch heute noch klassisch arbeitende Projekt Abteilungen für den Wandel vorbereitet werden und neue Methoden praktisch ausprobieren und diese bei Eignung dann breitflächig in der Organisation implementieren.
An Aufgaben zusammenarbeiten
Sie können Ihre Aufgabe direkt aus der Board-Ansicht aus öffnen. Während des gesamten Prozesses können über das Discussion Board Kommentare und Anmerkungen ausgetauscht werden. Die Nachrichten einzelner Teammitglieder werden dabei archiviert und mit Lesebestätigungen versehen. So bleiben alle auf dem gleichen Stand und können in Echtzeit zusammenarbeiten.
Was ist ein Kanban-System
Das Kanban-System verwaltet die gesamte Wertschöpfungskette einer Produktion. Vom Lieferanten bis zum Endkunden können alle einzelnen Prozessschritte visualisiert werden. Kanban ist also kein isoliertes Werkzeug, sondern kann einen Prozess kontinuierlich über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg überwachen. Kanban-Boards helfen Unternehmen bei der Suche nach Verbesserungen, um die Effizienz zu steigern und die Ressourcen mit den Anforderungen der Produktion in Einklang zu bringen.
Häufig verlangsamen Engpässe die Produktion, weil es zu wenig oder zu viel Angebot für die dem Prozess zugeordneten Ressourcen gibt. Also sucht das System nach Wegen, um mehr Durchsatz mit geringeren Lieferzeiten zu erreichen. Mit der Zeit erreicht Kanban so sein Ziel, die Produktionseffizienz zu erhöhen.
Prinzipien von Kanban
Visualisieren Sie Arbeitsabläufe auf einem Kanban-Board, sei es durch eine physische Tafel oder durch Software- Einsatz. Begrenzen Sie Informationen über die unfertige Arbeit, damit die Teams die vorhandenen Aufgaben schnell ausführen können.
Verwalten und verbessern Sie den Arbeitsablauf durch Beobachtung der Arbeit und die konsequente Beseitigung von Engpässen. Legen Sie Prozessrichtlinien fest: Definieren und teilen Sie diese. Führen Sie Feedback-Schleifen ein, wie z. B. Überprüfungsphasen, um das Endprodukt so schnell wie möglich an den Kunden zu liefern. Seien Sie kollaborativ und experimentierfreudig, drängen Sie aktiv auf Verbesserungen.
Die Prinzipien von Kanban implementieren
Beginnen Sie mit dem, was Sie aktuell tun. Nehmen Sie nicht sofort Änderungen an Ihren Prozessen vor, sondern nutzen Sie Kanban einfach für Ihre aktuellen Arbeitsabläufe. Änderungen entstehen organisch im Laufe der Zeit und sollten nicht überstürzt werden.
Evolutionäre Veränderungen sind inkrementell, nicht radikal, um den Teams keinen Anlass zur Sorge oder zum Widerstand zu geben.
Respektieren Sie die aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten und erlauben Sie den Teams, Änderungen gemeinsam zu identifizieren und zu implementieren.
Ermutigen Sie jeden zur Führung, um das Mandat der kontinuierlichen Veränderung zur Maximierung von Verbesserungen aufrechtzuerhalten.
Wie arbeiten Agile und Kanban zusammen?
Kanban ist ein Werkzeug innerhalb des agilen Projektmanagements. Agile strebt nach kontinuierlicher Iteration, und Kanban strebt nach kontinuierlicher Verbesserung. Während Agile am besten funktioniert, wenn das endgültige Ziel nicht festgelegt ist und sich im Laufe des Projekts anpasst, arbeitet Kanban daran, Verschwendung zu reduzieren und jene Aktivitäten zu eliminieren, die keinen Mehrwert bringen.
Agile arbeitet in kurzen Sprints, die in der Regel nicht länger als zwei Wochen dauern. Kanban strebt ebenfalls kurze Zykluszeiten an, damit es seine Funktionen schneller liefern kann. Beide sind an eine ständige Kommunikation gebunden, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Wenn wir jedoch über Qualitätssicherung reden, so interessiert sich Agile erst am Ende des Sprints dafür, während bei Kanban in jeder Phase des Projekts getestet wird. Außerdem umfasst agile eine iterative Entwicklung, während Kanban dies nicht zulässt.
Es gibt also einige Gemeinsamkeiten zwischen beiden Ansätzen, aber sie sind nicht vollständig aufeinander abgestimmt.
Wer verwendet Kanban-Boards?
Kanban-Boards können von jedem verwendet werden, der ein visuelles Workflow-Tool bevorzugt. Man kann Arbeit auch anders organisieren, aber diejenigen, die ein visuelles Verständnis wünschen, werden ein Kanban-Board als eine klare und übersichtliche Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe empfinden.
Kanban-Boards werden zwar aktuell besonders von Tech-Unternehmen angenommen, die gerne agil arbeiten. Aber eigentlich können alle, die Projekte bearbeiten, von Kanban profitieren.
Wie sieht es mit Kanban vs. Scrum aus?
Agile ist ein iterativer und inkrementeller Ansatz, und Scrum ist eine Implementierung von Agile. Wie vertragen sich also Kanban und Scrum?
Viele Teams, die Scrum in Projekten einsetzen, finden in Kanban ein mächtiges Werkzeug. Scrum und Kanban können zusammenarbeiten, insbesondere um Arbeitsabläufe zu visualisieren. Sie ergänzen sich aber auch, da beide den Fokus auf den Prozess und die Eliminierung von Verschwendung legen.
Es gibt jedoch auch Unterschiede: Rollen und Verantwortlichkeiten sind in Kanban nicht vordefiniert wie in Scrum. Kanban ist nicht Scrum. Es ist visuell, und Scrum ist iterativ. Allerdings kann Kanban so angepasst werden, dass es in ein Scrum-Framework passt, um Projekte, Arbeitsabläufe und Prozesse zu verwalten.
Portfolio-Kanban-Boards
Kanban-Boards sind nicht nur ein visuelles Fenster in die Produktion eines einzelnen Projekts: Sie können auch zur Verwaltung eines Portfolios oder Programms verwendet werden. Ein Portfolio-Kanban-Board kann einfacher zu bedienen sein als andere Portfolio-Management-Tools und bietet gleichzeitig eine mehrstufige Sicht auf Ihr Portfolio. Ein Portfolio-Kanban-System erfasst strategische Prozesse auf hoher Ebene, technische Prozesse auf mittlerer Ebene und operative Prozesse im Team.
Um ein Portfolio zu verwalten, muss man beobachten, wie die verschiedenen Projekte zusammenarbeiten, um die Ziele einer Organisation zu erreichen. Durch die Verwendung eines einzigen Kanban-Boards können Sie Swimlanes erstellen, um jedes Projekt in Ihrem Portfolio zu verfolgen. Sie können schnell sehen, welche Projekte in der Pipeline sind und dann auf Basis dieser Informationen Budgetentscheidungen für andere Projekte treffen.
Da ein Portfolio aus mehreren Projekten besteht, kann es Abhängigkeiten zwischen einem Projekt im Portfolio und einem anderen geben. Mit einem Portfolio-Kanban-Board haben Sie ein gutes Werkzeug, um sich dieser Abhängigkeiten bewusst zu sein, wie zum Beispiel horizontale und vertikale Lanes.
Kurz gesagt, Portfolio-Kanban-Boards richten Ihre Ziele aus und ermöglichen es Ihnen, diese zu verfolgen. Es hilft Portfolios, effizient zu arbeiten, indem es Verschwendung eliminiert und den Fokus auf die Beendigung der Arbeit hält, bevor neue Arbeit begonnen wird. Am wichtigsten ist, dass Portfolio-Kanban ein visuelles Workflow-Tool ist, das die Produktivität des Portfolios erhöht.